5 unelte ca sa fii mai rapid

Articol publicat pe blogul ROMCOM

---

In Decembrie 2013 am lansat excelninja.ro, un site prin care am vrut sa oferim sfaturi cat mai practice legat de cum putem fi mai productivi in Excel. Pe langa asta am cautat sa gasim modalitati practice, studii de caz, prin care Excel si Google Sheets ne pot face viata mai usoara. In acest articol am facut o lista.

1. Program de facturare

Mi-a venit ideea de a face un model mai destept in Excel pentru facturare din experienta proprie. Mi se parea total ineficient sa trebuiasca de fiecare data sa completez datele firmei si apoi daca vreau anumite rapoarte de incasari sa trebuiasca sa mai completez un raport. De asta m-am pus si am facut ceva in acest sens, afla mai multe aici.

2. CRM in Google Drive

Cu totii spunem ca ne punem clientii pe primul plan. Desigur, atunci cand ai 5 clienti nu e foarte greu sa mentii o legatura, insa atunci cand numarul creste incepem sa avem probleme de comunicare cu acestia. Motivul e lipsa unui sistem care sa ne organizeze comunicarea cu acestia. Pentru asta s-au construit sisteme de tip CRM (Customer Relationship Management). Ca sa ajut in special firmele aflate la inceput care nu au nici fonduri nici timp pentru o implementare complexa am facut un CRM in Google Drive, afla mai multe aici.

3. Buget personal

Oare pe ce s-au dus banii luna trecuta? O intrebare pe care o avem cu totii. Ca sa te ajut sa gasesti raspunsul am facut un model de buget personal care sa fie super simplu de completat si sa iti dea informatii relevante. Afla mai multe aici.

4. Diagrama Gantt in Google Drive

Cum ar trebui sa arate planificarea unui proiect? in experienta mea din ultimii ani in care am avut sansa sa lucrez de la proiecte de recrutare si training, la proiecte de consultanta IT si chiar 2 proiecte foarte interesante, nunta si constructia unei case. Am gasit cateva puncte comune, le-am pus intr-un template despre care poti sa afli mai multe aici.

5. Raport zilnic de vanzari automatizat

Va dau un scenariu care s-ar putea sune cunoscut: managerul echipei de vanzari vrea sa stie zilnic cate telefoane dau oamenii din echipa si care sunt rezultatele si de aceea ii pune sa trimita in fiecare zi un raport. In acest fel managerul isi umple inbox-ul de email-uri de care s-ar putea lipsi. Eu zic ca se poate si altfel, vezi aici cum cred ca s-ar putea face aceasta raportare intr-un mod mult automatizat.

De multe ori ne plangem ca avem prea multe lucruri pe cap si ca nu le mai facem fata. Cred ca acest lucru e probabil adevarat si de aceea e important sa ne gandim si la modalitati prin care putem folosi tehnologia ca sa facem lucrurile mai repede si mai bine.

Radu Popa

No Comments

De la un articol la un CRM intr-o saptamana

Articol publicat pe excelninja.ro

In urma cu mai multe saptamani am scris un articol cu titlul Cum sa faci un CRM gratis in Excel / Google Docs. M-am bucurat sa vad reactii pozitive la articol si persoane care au cerut sa le trimit fisierul in format Excel.

M-am bucurat si mai mult cand cei de la Qfort Oradea au venit sa ma intrebe daca nu cumva le-as putea adapta varianta pe care am postat-o pe blog pentru a satisface nevoile lor. Cum eu nu pot spune nu la lucruri care tin de Excel asa am inceput.

Ciclul de vanzare
Primele mele intrebari au fost legate de ciclul de vanzare, a fost important sa stim de la inceput care sunt etapele prin care trece un posibil client pana in momentul in care devine client si ne umple de bani.

Informatii despre fiecare prospect / client
Pasul urmator a fost sa vedem care sunt informatiile pe care vrem sa le avem despre fiecare client in parte. Aici am fost nevoiti sa mentinem un echilibru intre: destul de multe informatii ca sa stim ce se intampla si destul de putine informatii ca sa nu pierdem mult timp completand formulare si sa facem mai multe vanzari.

Sursa de achizitie
Un lucru important era sa stim de unde vin clientii, care sunt conductele cu clienti cele mai importante. Le-am pus intr-o lista in ideea de a sti pe viitor care este rentabilitatea investitiei in anumite activitati care ar trebui sa genereze clienti.

Rapoarte
Ultimul pas a fost sa definim rapoartele, sa vedem care sunt lucrurile importante pe care e nevoie sa avem tot timpul un ochi. Ca sa fiu mai concret, uite cateva din rapoartele pe care le-am definit pana acum:

• Situatie lunara: un raport care ne spune ce valoare financiara avem in fiecare etapa de vanzare in fiecare luna
• Rata de conversie: un raport care ne arata pentru fiecare persoana din echipa de vanzari care este valoarea financiara in fiecare etapa de vanzare si calculeaza o rata de conversie din prospecti in clienti
• Tipuri de lucrari: valoarea financiara generata de fiecare tip de lucrare

Rapoartele se genereaza automat, nu trebuiesc completate manual, mai jos vedeti cateva exemple, evident ca informatiile nu sunt reale.

Ce e foarte interesant e ca toate lucrurile pe care le-am prezentat in acest articol au durat mai putin de o saptamana. Asta demonstreaza ca nu ai nevoie de cateva luni pentru implementarea unui CRM daca lucrezi cu tehnologia potrivita. Noi am facut totul in Google Docs folosind urmatoarele functii:

Validarea datelor ca sa nu putem scrie chiar tot ce ne taie capul

• Countif ca sa eliminam duplicatele
• Formatare conditionala ca anumite lucruri sa ne sara in ochi
• Pivot table ca sa generam rapoarte care se calculeaza automat

In incheiere va las cu un scurt mesaj din partea lui Cristi de la QFort:

Cu un minim de efort (necesar la introducerea informațiilor) avem oricand la dispozitie o radiografie clara a vanzarilor. Partea si mai buna e ca folosind Google Docs avem acces la CRM oricand si de pe orice dispozitiv conectat la internet. Un al treilea plus ar fi că Radu e disponibil pentru modificari ulterioare in functie de schimbarile aparute in ciclul de vanzare. Radu a facut aceasta experienta scurta si foarte placuta.

No Comments

Am atat de mult de lucru ...

Articol publicat pe blog-ul ROMCOM.

Am atât de mult de lucru. De când am ajuns la birou sunt tot în priză, acum e ora 19:00 și încă răspund la email-uri. Cred că aș putea munci non-stop și tot nu aș termina ce am de făcut. Angajatorul meu mă suprasolicită, soția e supărată fiindcă atunci cand vin acasă vreau doar să mă prăbușesc pe canapea în fața televizorului. Copilul, atunci când desenează familia, pe mine ma uită. Câinele câteodată mârâie atunci când mă vede crezând că e vreun străin."

În ziua de azi tot mai mulți dintre noi putem ajunge în situația dusă puțin la extrem de mai sus. Ore lungi la serviciu, oboseală, stres și probleme pe plan personal. Intrebarea este dacă, odată ajuns într-o situație asemănătoare, vrei să ramai acolo sau vrei să faci ceva pentru a o depăși. De menționat că a face ceva nu înseamnă să te plângi, înseamnă să schimbi ceva, să iei o masură care ar putea să te ajute să iți echilibrezi viața. Mai jos sunt câteva lucruri pe care le poți încerca, unele ți se vor potrivi, altele mai puțin, merită totuși o privire peste. 

1. Acceptă că nu le poți face pe toate
Fiecare dintre noi ajungem la un moment dat în situația în care avem mai multe lucruri de facut decât timp disponibil. Unii dintre noi alegem să creștem numărul de ore lucrate pentru a face față. Cum, și în cazul banilor, pe masură ce câștigi mai mult, vei cheltui mai mult, tot așa, și în cazul orelor lucrate, pe masură ce lucrezi mai mult sunt șanse să apară și un volum de muncă mai mare. 

Cheia nu e în volumul de muncă ci în prioritățile pe care mi le stabilesc. Întrebarea e dacă mi-am stabilit priorități, și daca da, cum imi dau seama dacă un lucru e important sau nu. “Asta e simplu, pur și simplu știu, am eu un “priorimetru” care nu dă greș niciodată”. Dacă ne luăm după ce spunea Pareto (20% din muncă îți aduce 80% din rezultate), e posibil să fii nevoit să duci “priorimetrul” la reparat. Atunci când apare un nou lucru de făcut ia în calcul la ce ar trebui să renunți pentru a te ocupa de asta, nu fii mai generos decât e nevoie cu timpul tău. 

2. Trezește-te mai devreme
În cazul în care în mod constant pleci de la serviciu la ora 19:00 cred că sunt sanse mari să îți începi programul între ora 08:30 și 10:00. Cum ar fi dacă ai veni la serviciu la 7:00? Pe langă că ai putea să pleci mai repede cu o ora și jumătate (poate chiar mai mult) ai avea probabil în jur de 2 ore în care întreruperile ar fi mult reduse. Puțini te vor suna la ora 7, sunt puține ședințe atât de dimineață, chiar și mail-urile încep să curgă puțin mai târziu. E foarte probabil că o oră în care poți munci neîntrerupt să valoreze cât 3 în care ești deranjant constant. De menționat totuși că în cazul în care vii la 7 ar trebui să poți rupe usa la 5, altfel te epuizezi și nu rezolvi nimic.

3. Definește clar ce ai de facut
“Am atât de mult de lucru, nici nu stiu de unde să încep”. Nici o problemă, ia-ți 5 minute și fă o listă cu ce ai de facut azi, listă scrisă. “Am 17 sarcini de făcut azi, nici nu știu de unde să încep”. Parcă sună mai bine, putem să facem și o prioritizare grosieră care ne mai ia încă 2 minute. E clar că în timpul zilei vor mai apărea lucruri noi. Nici o problemă, decidem la momentul respectiv dacă le punem pe lista de azi, lăsăm pe mâine sau ne prefacem că nu am auzit. 

4. Lucrează la un lucru odată
Odată ce am stabilit tot ce am de făcut voi avea grijă chiar să folosesc acea listă de sarcini. Dacă doar am făcut lista ca să mă simt mai bine nu am rezolvat nimic. Imi fac o listă pentru a îmi clarifica sarcinile cu scopul de a îmi putea dedica toată energia ca să le rezolv pe rând. În acest fel sunt mai rapid și munca pe care o fac va fi de o calitate mai bună. Dacă voi sări de la un lucru la altul fără a finaliza voi fi probabil mai încet și mai predispus la greșeli. 


5. Mai ușor cu întreruperile
“Am primit 9 email-uri noi, 3 apeluri telefonice și 2 SMS-uri în singura oră în care nu aveam planificată nici o sedință. Dupa asta mă așteaptă ședință după ședință”. E clar că în cazuri de acest gen voi sta până la 7 seara ca să imi termin treaba. În timpul zilei, din cauza întreruperilor nu am reușit să fac nimic. Ar trebui să fie o prioritate de a mea să îmi creez porțiuni de timp în care să pot lucra în liniște, fără întreruperi. Asta înseamnă să opresc notificările la clientul de email, să încerc să scap de unele ședinte, și poate chiar să imi închid telefonul dacă nu se mai oprește din sunat. 

No Comments

7 greseli in selectia candidatilor

Articol publicat pe blog-ul ROMCOM.

Angajarea fiecărei persoane noi este o activitate foarte importantă. Succesul pe termen lung al oricărei organizații este dat de calitatea oamenilor și de sănătatea culturii organizaționale. Vrem să atragem în organizațiile noastre cei mai buni angajați, întrebarea este cum facem asta?

Procesul de recrutare și selecție este unul complex. Ținând cont de faptul că selecția este o activitate auxiliară și sporadică, pentru majoritatea persoanelor implicate, putem cădea în mai multe capcane. Mai jos sunt ilustrate 7 dintre cele mai importante și comune greșeli în selecția candidaților.

1. Angajarea propriei persoane
Studiile arată că tindem să evaluăm pozitiv persoanele cu care ne asemănăm, cu educație similară, experiență similară, vederi și principii asemănătoare, chiar și aspect fizic. Ne simțim încrezători cu ceea ce consideram familiar și, de cele mai multe ori, nu reușim să vedem punctele slabe pe care persoana le poate avea pentru acel job.

2. Angajare „fast-food”
Atunci când ne este foarte foame nu ne gândim cum am putea găti mâncarea cea mai sofisticată, ne gândim la ceva rapid și ușor, ne gândim la fast-food. Vedem noi mai târziu ce facem cu kilogramele în plus. Tot așa, atunci când avem nevoie urgentă de o persoană în echipă putem cădea în capcana angajării primei persoane care se potrivește profilului “cât de cât”, o să vedem mai târziu cum compensăm neajunsurile.

3. Angajarea CV-ului și nu a persoanei
Angajarea unei persoane doar pe baza CV-ului este ca și cumpărarea unei mașini doar pe baza unei broșuri. Nu cumpărăm o mașină doar pe baza unei broșuri sau a unei reclame, fără să ne uităm sub capotă. CV-ul e un punct de plecare în discuția noastră, util pentru informația de bază dar nu ceva care ne oferă răspuns la toate întrebările.

4. Interviuri pe pilot automat
Atunci când suntem implicați într-un proces de selecție, suntem de fapt “detectivi” cu misiunea de a descoperi dacă un anumit candidat este sau nu potrivit pentru poziția pe care o avem deschisă si nu doar persoane care bifează câteva întrebări. Nu toate lucrurile sunt evidente, de aceea e nevoie să ne folosim abilitățile pentru a descoperi toate lucrurile relevante pe care e nevoie să le știm.

5. Neverificarea referințelor
Chiar dacă am evitat toate capcanele despre care am vorbit mai sus, mai este încă un lucru pe care e nevoie sa îl facem, să avem o discuție cu persoane care au lucrat împreună cu candidatul. Aceste persoane ne pot da informații legat de performanța acestuia la locul de muncă, informații foarte importante.

6. Neimplicarea echipei
O altă greșeală făcută în special de manageri este cea de a derula procesul de selecție singuri, fără să implice echipa. În acest fel avem o singură perspectivă și e probabil ca unele lucruri să le scape și celor mai abili dintre manageri. Ca și orice decizie, atunci când e discutată în echipă, rezultatele vor fi mai bune.

7. O singură unealtă
Pentru multe persoane selecție înseamnă interviu. Acesta este important, dar este doar o metodă dintr-o întreagă paletă. Pe lângă interviul simplu mai avem interviul comportamental, centre de evaluare, teste psihologice, teste tehnice, verificarea referințelor, proiecte, perioada de probă. Cu cât vom folosi mai multe dintre aceste metode, cu atât vom avea o imagine mai clară asupra candidatului, totuși și efortul va fi mai mare.

Imagine: Victor1558 via Compfight cc

No Comments

Jungla si managementul timpului

Articol publicat pe blogul ROMCOM.

Să ne imaginăm că ne aflăm singuri în mijlocul junglei. Vorbim despre o junglă deasă cu toate dotările de rigoare, vegetaţie, obstacole naturale şi ţânţari. Vrem să traversăm această junglă dar simţim că avansăm cu dificultate.

Prima problemă cu care ne confruntăm este că nu ştim încotro să o luăm, nu avem o busolă, nu putem avea o vedere mai amplă din cauza vegetaţiei. Chiar dacă am şti încotro să o luăm intervine următoarea problemă, cu ce începem? Pe lângă acestea toate, o altă problemă este generată de lipsa uneltelor potrivite care să ne permită să ne croim un drum într-un mod eficient.

Putem asemăna aceasta junglă cu viața noastră de zi cu zi. Vegetația care ne sufocă este de fapt suma sarcinilor, responsabilităților și angajamentelor pe care ni le-am asumat. Ca și vegetația, acestea cresc în permanență și e nevoie să facem eforturi doar pentru a ține pasul. Stâncile abrupte, râurile de netrecut, reprezintă obstacolele cu care ne confruntăm, proiectele dificile pe care vrem să le ducem la bun sfârșit, greutățile pe care vrem să le depășim. Peste toate astea mai avem în jurul nostru și foarte mulți țânțari, lucruri sau persoane care ne provoacă un disconfort constant, care ne storc energia și care nu ne lasă să ne păstrăm concentrarea.

Pentru a parcurge mai eficient de această “junglă” avem nevoie de cel puțin 4 lucruri:

1. O destinație clară
Unde vrem să ajungem în final? Unde vreau să ajung cu proiectul la care lucrez? Cum ar trebui să arate sarcina la care lucrez ca să o pot considera încheiată. Dacă nu reușim să răspundem la aceste întrebări ne vom invarti în cerc și ne vom pierde energia de care avem mare nevoie.

2. Un mod de prioritizare
Știu unde vreau să ajung, cu ce ar trebui să încep? Care este următorul copac pe care vreau să îl dobor? Din lista mea zilnică de 15 sarcini, cu care ar trebui să încep? Chiar dacă avem o destinație clară, fără un bun mod de prioritizare destinația noastră va rămâne un vis frumos.

3. Să scăpăm de hoții de timp și energie
Care sunt lucrurile sau persoanele care ne “fură” timpul sau energia? Ce putem face pentru a ne proteja de acești hoți pentru a putea fi mai eficienți în ceea ce facem?

4. Unelte potrivite
Ce unelte putem folosi pentru a face lucrurile mai repede și mai bine? Care sunt lucrurile care ne pot ajuta să fim mai în control și să avem o perspectivă mai bună?

No Comments